Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Turun Riennon Voimistelu ry

Y-tunnus: 2322800-8

Uudenmaakatu 16, 20500 Turku

Yhteyshenkilö Vilma Yli-Kauhaluoma

Yhteyshenkilön sähköposti trvoimistelu@gmail.com

TRV:n Jäsen-, luottamushenkilö- ja yhteistyökumppani- sekä markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja luottamushenkilöiden sekä vapaaehtoistoimijoiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Rekisteröityjen tietoja voidaan käyttää myös Turun Riennon Voimistelun järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointiin.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat

  • yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa,
  • oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoistoimijoiden palveluista ja viestinnästä sekä varainhankinnasta.
  • yhteistyökumppaneiden kanssa tehdyt sopimukset, joiden toteuttamiseen ja toteuttamisen valvontaan rekisteriä käytetään
  • rekisteröityjen suostumus suoramarkkinointitietojen osalta

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Turun Riennon Voimistelun jäsenten sekä luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja.

Näitä tietoja ovat

  • Yhteystiedot
  • Syntymäaika ja sukupuoli
  • Jäsenyystiedot ja osallistumismaksut
  • Luottamus- ja vapaaehtoisroolit
  • Koulutustiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Hoika-jäsenrekisterijärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen voimistelukilpailujen tai koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.

Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Lisäksi henkilötiedot voidaan siirtää ulkopuolisille palveluntarjoajille mm. verkkosivujen palvelun tuottamista varten, jäsentiedotuksen (postituksen) hoitamista varten sekä varainhankinnan tai suoramarkkinoinnin toteuttamiseksi.

Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Turun Riennon Voimistelun jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu), mikäli tietojen rekisteröinti perustuu henkilön suostumukseen
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Turun Riennon Voimistelijoiden oikeutettu etu
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Turun Riennon Voimistelu voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Turun Riennon Voimistelu voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

Yhdistyksen (Turun Riennon Voimistelu ry) jäsenten ja luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain ja viranomaisten edellyttämät tiedot.

Sopimussuhteissa olevat tahot: sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot.

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta

Sopimusta ja tapahtumiin ilmoittautumista ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen trvoimistelu@gmail.com.

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Turun Riennon Voimistelu ry, Uudenmaankatu 16, 20500 Turku.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 21.5.2018. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Turun Riennon Voimistelu ry

Uudenmaankatu 16, 20500 Turku

trvoimistelu@gmail.com